Заполнение авансового отчета

[topics]

В данном материале мы вам подробно расскажем о правилах, по которым подотчетник должен оформлять авансовый отчет, а также документы, которые нужно проверять.

Какие существуют правила заполнения авансового отчета?

Как правило, авансовый отчет необходимо оформлять в единственном экземпляре. Определенную часть данного авансового отчета должен заполнять бухгалтер, другую часть - подотчетник.

По какой именно форме необходимо заполнять авансовый отчет, существует возможность решить самостоятельно. Данное решение утверждает руководитель предприятия приказом учетной политике. Это может быть самостоятельно создана форма или унифицированная форма с номером «АТ-12». Если речь идет о самостоятельно сформированной форме, то в ней обязательно должны содержаться все необходимые реквизиты, которые предусмотрены второй частью девятой статьи закона под номером 402-ФЗ от 6.12.2011 года.

На авансовом отчете, точнее на его лицевой стороне, необходимо определить следующее:

- Подразделение;

- Название предприятия (ФИО предпринимателя);

- Назначение аванса;

- Фамилия и инициалы работника организации, его должность.

Далее сотрудник организации заполняет обратную сторону авансового отчета. Для этого необходимо указать список всех документов, которые подтверждают расходы, дату их выдачи, вид (квитанция, чек), номера, а также потраченную сумму.

Приложенные к авансовому отчету документы в порядке их записи в отчете нумерует подотчетник. Форму существует возможность заполнять как от руки, так и с помощью персонального компьютера, в частности, полностью в электронном варианте. Но следует учесть, что последний документ будет действителен только тогда, когда все из необходимых работников предприятия дадут на него свои электронные подписи. Об этом ясно говорит письмо Минфина Российской Федерации под номером 03-03-07/12250 от 12.04.2013 года. Про сроки уплаты авансовых платежей мы писали ранее.

Как осуществить проверку авансового отчета?

При заполнении финансового отчета вам нужно будет в нем заполнить расписку, то есть отрывную часть отчета, и передать ее работнику предприятия. Данный документ будет служить подтверждением, что необходимый отчет уже начал проверяться. А сама проверка заключается в ниженаписанному.

Для начала, необходимо провести контроль по целевому расходованию денежных средств. Для этого нужно посмотреть, с какой целью работник получил деньги от предприятия. Эти данные указанные в документе, который послужил основанием с целью выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, заявлении, приказе и др. После этого в соответствии с документацией, которую работник добавил в свой отчет, необходимо сравнить цель с результатом. Если цель и результат совпадают, то значит, что все финансы использованы по установленному назначению.

Также необходимо убедиться в наличии оправдательной документации, которая является подтверждением расходов. А также нужно проверить корректность оформления данной документации и подсчет сумм.

В том случае, если работник предприятия расплатился наличными средствами, то подтверждением произведенных расходов будет кассовый чек, банк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру. Если же расчет происходит с помощью банковской карты, то подтверждением произведенных расходов будут квитанции электронных терминалов, банкоматов и оригиналы слипов. Денежные суммы, которые израсходованы работником согласно отчету, должны отвечать тем суммам, которые указаны в платежной документации. Про то, как отражать авансовые отчеты в 1С Бухгалтерия 8, мы писали в одной из прошлых статей.