Как оформить первичные документы для учета спецодежды?

[topics]

Обеспечение спецодеждой работников, которые работают во вредных или опасных условиях является обязанностью каждого работодателя. При этом, покупка такой одежды происходит регулярно, а поэтому каждый бухгалтер должен знать, как происходит учет спецодежды на предприятии.

Учет спецодежды ведется на основании первичных документов, которые предприятие может разработать самостоятельно. В законодательстве нет обязанности компаний использовать унифицированные формы первички для данных целей.

Бывают случаи, когда спецодежду нужно отнести к основным средствам, однако это только в том случае, если она стоит больше 40 тысяч рублей, а срок носки больше 12 месяцев. Однако чаще всего спецформу учитывают в составе материально-производственных запасов. В этом случае, необходимо отразить её на счете 10 «материалы» в субсчете «специальная одежда на складе». Но прежде, чем выполнить данную операцию, следует создать первичный документ.

Как правило, первичным документом для учета спецодежды является приходной ордер. Он составляется согласно учетной политике. Можно также применить унифицированную форму бланка № М-4 или разработать собственную форму, где будут занесены все необходимые реквизиты.

Документальное сопровождение выдачи работникам спецодежды

Как только со склада передается спецодежда в подразделения, бухгалтеру необходимо оформить еще один первичный документ, на основании которого будет вестись ее учет. Этого документа хватит и для того, чтобы списать спецодежду.

При использовании унифицированной формы первичных документов, передача одежды происходит по форме № М-11, накладной № М-15 или лимитно-заборной формы № М-8. При создании собственной формы основой должна служить накладная на отпуск материалов.

Когда начальник подразделения раздает спецформу работникам, процесс должен быть задокументирован с помощью специальной ведомости. Для этого можно использовать форму № МБ-7 или разработать собственный документ учета выдачи. При этом бухгалтер должен сделать запись по счету 10 и перевести материалы с субсчета «специальная одежда на складе» на субсчет «спецодежда в эксплуатации».
Далее стоимость спецодежды необходимо списывать в расходах компании вместе или равномерно в течение срока носки.

Документальное сопровождение сдачи спецодежды на склад

Очень часто работники получают спецодежду на временное пользование. Поэтому если работник увольняется или переходит на другую должность, он сдает спецодежду на склад. Данный процесс должен быть зафиксирован, но первичный документ не обязателен. Лучше всего для процесса сдачи спецодежды предусмотреть отдельную графу в ведомости.

В бухгалтерии процесс сдачи спецодежды на склад не отражается, если к тому моменту расходы на неё уже списаны. Если же часть расходов до сих пор содержится на счету 10, нужно сделать внутреннюю проводку с субсчета «одежда в эксплуатации» на субсчет «одежда на складе».