Где хранить электронные документы?

[topics]

Очень часто многие говорят об электронном документообороте, однако они не ориентируются в большом количестве терминов, связанных с данной областью. А еще сложнее разобраться в том, как с этим всем работать. Разберемся с особенно важными моментами электронного документооборота, а именно где и как хранятся документы.

По законодательству хранение электронных документов ничем не отличается от хранения бумажных документов. Общие положения такого документооборота содержится в законе № 125-ФЗ, а требования к бухгалтерской документации можно найти в законе № 402-ФЗ. Эти законы применимы как к бумажной, так и к электронной документации.

Где хранить ЭД?

Хранение электронной документации требует создание технической инфраструктуры. Компания может самостоятельно решить, где хранить документы: на носителях, локально или на облачных сервисах. При выборе места хранения ЭД нужно понимать, что физические носители имеют свойство со временем стареть, полупроводниковые и оптические накопители теряют контент, а магнитные диски изнашиваются.
Просто сохранить электронные документы – этого не достаточно, нужно еще иметь возможность их воспроизвести. Самое трудное является то, что форматы документации постоянно меняются, появляются новые редакторы, а поэтому сложно заранее предугадать, какие форматы документов можно будет прочитать через 10 лет.

Вся ответственность за хранение документов лежит на налогоплательщике. Это требование можно найти в пункте 1 и 2 статьи 29 № 402-ФЗ. Однако для него возникает серьезная проблема с документами постоянного или длительного срока хранения. Сейчас существуют лишь теоретические сведения о том, как хранить электронные документы 50 и более лет. Именно поэтому специалисты рекомендуют переводить в электронный формат лишь те документы, срок хранения которых составляет не более 20 лет, тогда они будут гарантировано храниться на любом носителе.

Способы хранения ЭД

Существует всего несколько способов хранения электронных документов. Но в любом случае у предприятия должен быть собственный архив.
1.   Локальный архив. Это самый распространенный и доступный способ хранения. Он осуществляется путем сохранения документов на компьютер, и не важно, как происходит обмен этими документами. При этом компания просит администратора создать специальную сетевую папку, где хранятся такие документы и настроить на неё права доступа ограниченному количеству лиц. Недостатком такого метода является то, что гарантировать безопасность хранения документов обеспечить невозможно, ведь даже молодые хакеры смогут получить доступ к локальным дискам компании. При этом сотрудникам компании необходимо будет самостоятельно контролировать сроки хранения документов и обеспечивать компьютер программами для их чтения.
2.   Специальный электронный архив. Безопасней является создать системы электронного документооборота. Они прекрасно подходят для внутреннего обмена документами, обеспечивают оперативный доступ к ним, всегда есть связь, что позволяет управлять доступом к архиву. Такой архив позволяет контролировать сроки хранения документов, позволяет получить данные об электронной подписи, обмениваться документами как внутри предприятия, так и внешне. Однако эта услуга платная и не каждая компания может себе позволить платить деньги за хранение собственных документов.
3.   Хранение на облачных сервисах. Данный способ является самым перспективным и популярным. Обычно, если компания пользуется услугами оператора ЭДО, тогда информацию можно хранить на его сервисе. Все данные всегда будут доступны, только если подключен интернет.

В законодательстве нет определенных правил и требований о том, как и где хранить электронные документы, а контролирующие органы не будут требовать использование определенного варианта, а поэтому каждая компания вправе выбрать собственный способ хранения своих документов.