Семь советов о том, как оформить командировку

[topics]

Совет 1. Нужно проверить, существует ли возможность работника предприятия направлять в командировку

Согласно трудовому законодательству в командировку направлять запрещено:

- Несовершеннолетних работников, то есть до 18 лет. Об этом можно почитать в статье 268 ТК России;

- Беременных женщин (ст. 259 ТК России).

Даже в том случае, если вышеназванные сотрудники готовы к служебной поездке, то довольно рискованно их отправлять в такую поездку. Существует три категории работников, которых при определенных условиях можно отправлять в командировку. К ним относятся:

- Сотрудники на ученической договоренности - во время его действия, кроме связаной с ученичеством служебной поездки. Об этом говорит часть 3 статьи 203 ТК Российской Федерации;

- Работники-инвалиды, - в том случае, если командировки не противоречят индивидуальным программам абилитации и реабилитации. Об этом -  в части 1 статьи 23 Закона под номером 181-ФЗ от 24.11.95;

- Иностранные граждане, временно проживающие или находящиеся на территории Российской Федерации. Но этот случай действует, если только данная должность или профессия не споминаются в спистку, утвержденному приказом Министерства здравоохранения РФ с номером 564н от 28 июля 2010 года. Плюс к тому, к каждой из групп граждан применяются дополнительные ограничения.

Ниже мы приводим ограничения на пребывание в командировках иностранцев:

Общая продолжительность трудовой деятильности вне субьекта РФ, где выдано разрешение для временно пребывающих составляет не более 10 календарных дней в течение дествия разрешения на работу, для временно проживающих – не более сорока календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

Общая продолжительность трудовой деятельности вне субьекта РФ, где выдано разрешение, при разьездной работе или работе в пути, предусмотреной трудовым договором для временно пребывающих составляет не более 60 календарных дней в течение действия разрешения на работу, для временно проживающих -  не более 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. В этом же случае для высококвалифицированных иностранных специалистостов пребывание не ограничивается.

Непрерывная продолжительность трудовой деятельности вне субьекта РФ, где выдано разрешение для высококвалифицированных иностранных специалистов составляет не более тридцати календарных дней каждый год в течение действия разрешения на работу.

Также существуют другие категории работников, которых можно проводить в командировку, но в том случае, если эти работники дадут письменное согласие и без медицинских противопоказаний. В частности это будут:

- Матери, имеющие детей в возрасте до трех лет. Об этом сказано в части 2 статьи 259 ТК России;

- Отцы и матери, которые без супруга (супруги) воспитывают ребенка, которому еще не исполнилось пять лет. Об этом говорится в части 3 статьи 259 ТК Российской Федерации;

- Работники, в которых есть дети-инвалиды или инвалиды с детства до достижения ими совершеннолетия. Об этом говорится в части 3 статьи 259 ТК Российской Федерации;

- Попечители или опекуны несовершеннолетних (статья 264 ТК России).

Письменное согласие сотрудника предприятия можно оформить в произвольной форме. Самим рабочим предприятия необходимо сообщить, что они, также письменно, могут отказаться от поездки.

Совет 2. В приказе о командировке нужно указать цель поездки

Начиная с 8 января 2015 удостоверение служебные задачи и командировки можно не применять. Если организация и дальше продолжает пользоваться документами, то такие факты нужно закрепить в локальных нормативных актах предприятия. Например, в Положении о командировке.

В случае оформления приказа о направлении работника предприятия в командировку существует возможность использовать унифицированную форму под номером «Т-9» или «Т-9а».

Приказ о направлении сотрудника организации в командировку (форма под номером «Т-9» или «Т-9а») отныне должен содержать те данные, что прежде включались в отмененную документацию (удостоверение о служебном задании и командировке). Говоря по-другому, кроме имени, фамилии, отчества работника предприятия, его должности, структурного подразделения необходимо указать срок, цель, место командировки, и, плюс к тому, основание издания названного приказа.

Обратите внимание!

С начала этого 2016 года уже не надо вести «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», а также получать «Отчет от работника о выполненной в командировке доверенности».

Совет 3. Аванс из кассы советуем выдавать на основе заявления подотчетного работника предприятия

Для выдачи наличных денег под отчет на командировку у сотрудника фирмы надо запросить заявление в письменном виде. Его можно составить в произвольной форме, указав в нем сумму наличных, а также срок, на который выдаются деньги. И в конце нужно будет поставить дату и подпись руководителя предприятия. Об этом подробно говорится в п.6.3 Указания ЦБ Российской Федерации под номером 3210-У от 11.03.2014. Подчеркиваем, что если в командировку едет управленец, то он, конечно, также должен написать заявление на выдачу денег.

Совет 4. Вам необходимо будет подтвердить срок пребывания сотрудника в командировке

До этого времени удостоверение подтверждало фактический срок пребывания в служебной поездке. Сейчас срок пребывания сотрудника в командировке существует возможность подтвердить с помощью следующих способов:

- Проездных документов (например, железнодорожного билета);

- Служебной записки - если сотрудник едет в командировку служебном, личном транспорте или на том транспорте, который используется по доверенности.

Служебную записку оформляет сотрудник организации в произвольной форме. К ней нужно добавить документацию, подтверждающую использования в командировке избранного транспорта. Например, это может быть маршрутный лист, чеки АЗС, путевой лист;

- Документация, касающаяся найма жилого помещения в том случае, если нет определенных проездных документов. Например, это может быть счет гостиницы;

- Служебной запиской или другим документом в том случае, если отсутствуют и документы о найме жилья, и проездные документы. Именно здесь важно, чтобы принимающая сторона подтвердила срок прибытия и отъезда командированного сотрудника компании.

Совет 5. Нужно сделать проверку, когда и как сотрудник отчитался о командировке

В результате возвращения из командировки сотрудник компании в течение 3 рабочих дней должен представить авансовый отчет, касающийся утраченных в поездке денежных средств, а затем за поездку окончательно рассчитаться. Об этом подробно говорится в пункте 26 постановления Правительства России под номером 749 от 13.10.2008. Он должен приложить к авансовому отчету следующее:

- Документация, что говорит о найме жилого помещения (например, счет-фактура, бланк строгой отчетности, кассовый чек);

- Документация, касающаяся фактических расходов на проезд. В частности, документы об оплате услуг по предоставлению в поездах постельного белья и оформления проездных документов;

-   Документация по другим расходам, что касаются командировки.

Отметим важный момент: список всех расходов, которые должны быть возмещены, должен быть закреплен во внутренних документах предприятия. Например, эти данные могут быть в Положении о командировке.

Пока сотрудник не отчитается за выданный аванс, новый выдавать ему запрещено.

Когда же сотрудник не вернул аванс, или же полностью потратил его в командировке, то руководитель имеет право данную сумму взыскать со своего сотрудника, то есть вычесть из его заработной платы. Но параллельно необходимо соблюдать нормы статьи 138 ТК Российской Федерации: в общем размер всех отчислений в случае каждой выплаты зарплаты не может составлять более 20%.

Совет 6. За время пребывания работника предприятия в командировке нужно заполнить табель учета рабочего времени

За время командировки обычно выплачивается средний заработок, а не заработная плата. Поэтому в табеле учета рабочего времени дни служебной поездки помечаются кодом «К» или кодом «06». Когда же работника предприятия отправили для работы в выходной день, то в табеле эти дни надо пометить по-другому: кодом «03» или «РО».

За эти дни сотруднику необходимо начислить заработную плату.

Совет 7. Работу командированного работника оформите в выходные дни

Чтобы в выходной день направить работника в командировку, оформить только командировки будет недостаточно. Еще необходимо будет оформить привлечение к работе в выходной - и не забыть обязательно дать знать работникуо том, от такой работы он вправе отказаться.

В соответствующем приказе фиксируется привлечение к работе в выходные день, с которым сотрудника организации необходимо ознакомить, а затем получить его письменное согласие. Согласие работника не является необходимостью в отдельных случаях. Например, в чрезвычайных ситуациях, или когда необходимо предотвратить катастрофу. Об этом более подробно можно почитать в статье 113 ТК Российской Федерации.

Матерей, детям которых еще не исполнилось 3 года, а также инвалидов разрешается привлекать к работе только в выходные только с их согласия и только при отсутствии зафиксированных в медицинском заключении противопоказаний.