Контроль первичных учетных документов в учреждении

[topics]

Согласно статье 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бюджетные организации обязаны вести контроль хозяйственной жизни.

Следует помнить о том, что оформляются контролирующие первичные учетные документы, как до осуществления определенной хозяйственной операции, так и после нее.

Предварительный контроль должны проводить:

- на стадии подготовки документа (лицо, которое разрабатывает сам документ);
- на стадии согласования подписания и утверждения (начальник, главный бухгалтер, а также уполномоченные лица);
- непосредственно перед выполнением операции (человек, который является ответственным и выполняет данную хозяйственную деятельность).

После того, как  документы образовали подшивку, их должны контролировать:

- главный бухгалтер;
- штатные контролирующие органы;
- должностные лица при отражении хозяйственных операций в регистратуре учета и подшивке документов;
- внутренние контролирующие комиссии.

Такая сложная система контроля создана для избежания нарушений в оформлении определенных бумаг. На практике часто встречаются следующие нарушения:

- Указанные не все обязательные реквизиты;
- Отсутствие перечня лиц, имеющих право подписи документа;
- Ошибки и исправления, а также корректор в кассовых документах;
- Использование карандаша вместо ручки;
- Использование форм, которые не являются закрепленными в учетной политике.

Напоминаем, что формы первичных учетных документов, и требования, касающиеся их заполнения, для государственных учреждений утверждены приказом Минфина России №173н. О том, какую первичку нужно составить на перевозку груза, можно прочитать в одной из наших прошлых статей.

Согласно статье 9 Закона о бухгалтерском учете, учреждение может самостоятельно разработать унифицированную форму и закрепить ее в учетной политике.

Существует определенный порядок, по которому проверяют документы. А также следует отметить, что проверка происходит по определенным направлениям:

1. Вид, то есть полное и правильное оформление, указание всех необходимых реквизитов;
2. Содержание, то есть логическое связывание отдельных показателей, а также законность документированных операций;
3. Серьезный подход к вычислениям.

В конце каждого месяца бухгалтеры должны предоставить на подпись главному бухгалтеру журналы операций, прикрепив к ним первичные учетные документы. Первичные документы должны быть заверены квалифицированной подписью.

Перед самым подписанием, в первую очередь, проверяется ранее прикрепленная первичка. Лучше всего использовать выборочную проверку, то есть необходимо проверить содержание операций, убедиться в том, что учетная документация размещена в  хронологическом порядке, правильно заполнена, имеются все необходимые подписи и реквизиты.

Необходимо помнить, что если отсутствует хотя бы один реквизит, или допущены вышеуказанные ошибки, документ считается недействительным, но если вы знаете о правильности исправления, то все не так уж плохо.

Для того, чтобы внести исправления в первичную учетную документацию, вам необходимо получить согласование от лиц которые заключали и подписывали данный документ. Согласование должно быть подтверждено подписями, датой, а также надписью «Исправлено». Хотим обратить ваше внимание на то, что документы, которые касаются оформления наличных или безналичных операций ни при каких обстоятельствах не корректируются. Хотим напомнить, что данный вид документов касающихся операций со средствами, должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Подпись бухгалтера или уполномоченного лица обязательно должна быть на документах касающихся финансовых вложений, расчетов, кредитных договоров, договоров займа.

Первичные учетные документы, подтверждающие командировку сотрудника за пределы Российской Федерации, обязательно должен быть с переводом на русский язык.

Во избежание недоразумений и проблем ,необходимо соблюдать все выше указанные правила, в случае не соблюдения налоговым кодексом Российской Федерации установлена определенная ответственность за нарушения.

Если эти нарушения совершены бюджетной организацией в течение одного налогооблагаемого периода, уплачивается штраф в размере 10 тыс. руб. Если эти нарушения совершены за более чем один период, уплачивается штраф в размере 30 тыс. руб. В случае, если данные действия повлекли занижение налоговой базы - уплачивается штраф в размере двадцати процентов, от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

За грубое нарушение в ведении бухгалтерского учета установлена ответственность для должностных лиц в виде штрафа от 2000 до 3000 руб.