Подписывать внутренние документы можно любой электронной подписью

[topics]

У каждого юридического лица есть масса необходимой документации, которые появляются каждый день. При этом, компании используют как внешние документы, так и внутренние. У одного из представителей подобного предприятия возник вопрос: на производстве очень много генерируется актов списания материалов на производство, которые являются внутренними документами. Сейчас компания планирует перевести учет и выписку подобных документов в электронный формат и подписывать их электронной подписью. Однако пока не понятно, можно ли использовать неквалифицированную электронную подпись, которая будет генерирована своим сервером. Также у предпринимателя возник вопрос, какими внутренними актами нужно ввести электронный порядок формирования подобных актов, чтобы в последствие у налоговых инспекторов не возникло никаких претензий.

Эксперты говорят о том, что законодательство страны, которое касается бухгалтерского учета, не имеет четких требований по поводу электронной подписи и её использования для подписания актов списания ценностей. В нашем законе присутствуют требования в использовании электронной подписи только для счет-фактур. Таким образом согласно Федеральному закону N 63 налогоплательщик имеет право использовать любую электронную подпись.

При этом согласно пункту 2 статьи 6 федерального закона N 63, электронные внутренние документы могут быть подписаны любой электронной подписью, даже если она сгенерирована собственным сервером. Кроме этого эти документы будут признаны равнозначными и бумажных экземпляров, подписанных собственноручно.

Чтобы ввести такую электронную подпись на предприятии должен быть создан регламент или соглашение, которое подписано всеми людьми, использующими эту подпись. В регламенте необходимо написать порядок решения конфликтов, связанных с электронной подписью. Кроме этого в нем должно быть обозначено программное обеспечение, которое будет создавать электронные подписи. Также в Регламенте должно быть указано, какие документы можно подписывать данной подписью.

Документ, который вводит использование на предприятии неквалифицированной подписи, должен соответствовать требованиям статьи 9 закона N 63. Если все эти действия будут сделаны, претензий у инспекторов не будет.