Как правильно оформить документы по командировке?

[topics]

Чтобы работник предприятия имел возможность списать все затраты в результате служебной поездки, ему необходимо уметь правильно оформлять всю документацию по командировке.

На сегодня предприятия больше не обязаны составлять удостоверения, отчеты в результате служебной поездки сотрудника и другие привычные документы. С восьмого января прошлого года постановлением Правительства России под номером 1595 от 29.12.2014 года были отменены все эти документы. Однако вместо этого необходимо составлять другую документацию. В сегодняшней статье мы расскажем, как это правильно сделать, чтобы не попасть в «ловушку».

Есть ли изменения в положении о командировках?

В связи с новыми правилами необходимо переделать внутреннее положение о командировке. Если оставить все без изменений, то предприятию придется сдавать старую документацию - служебные отчеты и задачи, удостоверение и др. При их отсутствии инспекторы могут при проверке снять расходы, так как получается, что сама организация обязала себя составлять документацию, которой нет.

Поэтому как можно избежать таких проблем? Лучшим вариантом будет изменить положение. При этом существует возможность все изменения внести текущим числом, но указать, что их начали применять с восьмого января 2015 года. То есть с того времени, когда вступили в силу новые поправки.

Если не оформлена служебная записка

Служебная записка служит для подтверждения срока поездки, если работник организации ездил в командировку на личном авто. Если же лицо использовало служебный транспорт или добиралось до нужного места на попутках, то формальную служебную записку составлять нет необходимости. Однако существует риск, что при отсутствии этого документа налоговики снимут расходы на суточные. Ведь в таком случае факт периода поездки остается неподтвержденным.

Поэтому как избежать проблем? Лучшим вариантом будет всегда требовать у работников служебку, если у них нет билетов в оба конца. Например, рабочий добирался в командировку на автобусе или ехал на служебном автомобиле, а назад его подвез контрагент. Такие правила нужно предусматривать в положении о командировках.

Назвали записку актом или отчетом

Типовой формы служебной записки не существует, поэтому предприятие вправе разработать ее самостоятельно. Ведь по-другому называть этот документ опасно. Например, отчетом о поездке. Ведь может быть такое, что инспекторы просто-напросто его не примут. А это означает, что расходы могут быть сняты.

Поэтому как можно избежать проблем? На самом деле, от таких претензий легко отбиться. Ведь служебная записка является подтверждением только срока командировки, а не самих расходов. Расходы можно будет списать, если есть подтверждающая документация - счета из гостиниц, чеки и др. Однако самым простым вариантом будет просто назвать бланк «Служебная записка».