Учет специальной одежды

[topics]

Тема учета специальной одежды у работников бухгалтерии, как правило, вызывает очень много вопросов. Особенно в том случае, когда на предприятии вахтовый метод работы или большая текучка кадров. Поэтому в сегодняшней статье приведем инструкцию, касающуюся учета спецодежды.

Какой статус специальной одежды?

Спецодеждой называют средство индивидуальной защиты (СИЗ). Приобретает его предприятие и безвозмездно выдает работникам, которые работают в опасных, грязных, вредных условиях или в при особом температурном режиме. В этом случае руководитель организации обязан обеспечить стирки, сушку, хранение, ремонт, а также замену специальной одежды. Об этом ясно говорит законодательство Российской Федерации, а именно –в 212 и 221 статьях Трудового кодекса РФ. Из приведенных выше норм можно сделать вывод, что специальную одежду сотрудники используют только в санитарно-бытовых помещениях. Например, это может быть сушилка или гардеробная.

Этот момент указан в пункте 5.14 СНиП 12-03-2001, которые утверждены постановлением Госстроя Российской Федерации под номером 80 от 23.07.2001 года.

Какие для выдачи СИЗ могут быть основания?

Во-первых, нужно принять во внимание Межотраслевые правила обеспечения работников спецодеждой... Данные правила утверждены приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации под номером 290н от 1.06.2009 года (далее в тексте - Межотраслевые правила под номером 290н). В последних как раз и содержатся общие требования. И во втором случае нужно обратить внимание на Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированной специальной одежды, спецобуви, а также других разного рода средств индивидуальной защиты... Вышеназванные нормы были утверждены приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации под номером 477 от 16.07.2007 года. В этом документе содержатся нормы для ремонтно-строительных, строительных, а также строительно-монтажных работ.

Однако следует учитывать и тот момент, что специальную одежду, в соответствии с пятым пунктом Межотраслевых правил под номером 290н, выдают сотрудникам организации в соответствии с существующими типовыми нормами. В данном случае необходимо пользоваться теми типовыми нормами, которые подходят к виду деятельности организации. Если установленные нормы не содержат необходимых предприятию должностей и профессий, то в такой ситуации нужно выдавать СИЗ по типовым нормам для всех сотрудников сквозных профессий, а также должностей всех отраслей экономики. Если же и там отсутствуют подходящие профессии и должности, то в таком случае необходимо использовать типовые нормы для сотрудников, должности которых характерны для осуществляемой предприятием работы. В Межотраслевые правила под номером 290н это вышеназванное уточнения внесено приказом Минтруда Российской Федерации под номером 2н от 12.01.2015 года. Сам же приказ вступил в силу с 23.02.2015 года.

Поэтому, если существует необходимость, то строительное предприятие имеет возможность использовать в своей деятельности Типовые нормы бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других различных средств индивидуальной защиты сотрудникам сквозных должностей и профессий всех видов экономической деятельности... Вышеназванные нормы утверждены приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации под номером 541н от 1.10.2008 года.

Подчеркиваем, что относительно недавно Министерством труда Российской Федерации было обновлено данные нормы. Это приказ под номером 997н от 9.12.2014 года, который был зарегистрирован в Минюсте 26.02.2015 года. Обновленный вариант вступит в силу с 28.05.2015 года. В нем содержится значительно больше профессий, а именно - 195 вместо 94, для которых могут выдать специальных одежду. Подчеркнем такой момент: предприятие своим сотрудникам может выдавать по 2 защитных средств с удвоенным сроком носки, чтобы рабочим было более удобно ухаживать за выданными вещами.

Опасные и вредные производственные факторы определяют при Спецоценке условий труда или по действующим результатам аттестации рабочих мест. Возникает вопрос: если аттестацию, то есть Спецоценку не проводить, обязан ли будет руководитель предприятия своим подчиненным выдавать специальную одежду?

Как отмечает автор, на данный вопрос следует ответить «да». Ведь на основе девятого пункта Межотраслевых правил под номером 290н при вводном инструктаже нужно ознакомить сотрудника компании с действующими типовыми нормами выдачи СИЗ, которые ему принадлежат. Кстати, приказом Минтруда Российской Федерации под номером 2н в Межотраслевых правилах под номером 290н внесено еще одно уточнение. Оно заключается в том, что сейчас сотрудника компании знакомят со всеми нормами во время вводного инструктажа, а не при устройстве на работу, то есть заключения договора, как это было раньше.

Однако с неблагоприятными условиями нормы для строительных работ отнюдь не соотнесены. Для должности или профессии установлено количество комплектов или единиц одежды. Получается, если работодатель не обеспечит своего сотрудника необходимой спецодеждой в соответствии с установленными нормами, то он нарушит требования охраны труда. Штрафные санкции для предприятий в данном случае - от 130 000 до 150 000 рублей, а для должностных лиц такие штрафы составят от 20 000 до 30 000 рублей. На этом отмечено в четвертом пункте 5.27.1 статьи Кодекса России об административных правонарушениях.

Также теперь в восемнадцатом пункте Межотраслевых правил под номером 290н дополнительно указывается, как обеспечивать средствами защиты сотрудников сторонних предприятий, если они работают на участках и в цехах с опасными или вредными производственными факторами. Нужную для работы спецодежду таким работникам должно выдать предприятие, в котором работают эти лица. Сделать это работодатель должен в соответствии с нормами соответствующих профессий и должностей.

Руководителям и специалистам, которые в соответствии со своей должностью время от времени должны посещать производственные площадки, выдают специальную одежду на время посещения нужных объектов с опасными или вредными факторами.

Внеплановая Специальная оценка условий работы проводится в следующих случаях:

- В случае замены производственного оборудования;

- Для вновь организованных мест работы;

- В случае применения материалов или замены технологического процесса.

Осуществить это необходимо в течение 6 месяцев. Именно такой срок указан во втором пункте семнадцатой статьи Федерального закона под номером 541н от 28.02.2013 года.

Список СИЗ, принадлежащих сотруднику, содержится в четвертом разделе IV отчета о проведении специальной оценки условий труда. А именно - это приложение под номером 3 к приказу Министерства труда Российской Федерации под номером 33н от 24.01.2014 года. Но и в настоящий шестимесячный период сотрудников компании необходимо обеспечивать средствами защиты.

Во всем придерживаться типовых норм вплоть совсем не обязательно, ведь каждое предприятие может установить улучшенные нормы выдачи специальной одежды. О том, что руководитель предприятия имеет право на такую деятельность, говорится в 221 статье Трудового кодекса Российской Федерации.

Документальное оформление

А сейчас оставим нормативы и перейдем к документации.

Начнем с того, что оборот специальной одежды имеет несколько следующих этапов:

- Оприходование на складское помещение;

- Передача спецодежды в эксплуатацию, то есть это выдача ее сотрудникам;

- Возвращение обратно на складское помещение той специальной одежды, которая еще пригодна для дальнейшего использования;

- Списание спецодежды.

Чтобы оформить данную одежду, конечно, понадобятся различные документы.

Если на предприятие поступила одежда, срок годности которой составляет более года и стоимость которой - более 40 000 рублей, то относить данную одежду к основным средствам не стоит. В бухгалтерском учете всю специальную одежду учитывают в составе оборотных активов на счете 10 под названием «Материалы». А чтобы обложить прибыль, то все расходы на спецодежду относят к материальным расходам. На этом отмечено в тринадцатом пункте Методических указаний по бухучету специального инструмента ..., 3 подпункта 1 пункта 254 статьи Налогового кодекса России. Методические указания по бухучету специального оборудования, специального инструмента, специальной одежды, специальных приспособлений утверждены приказом Минфина Российской Федерации под номером 135н от 26.12.2002 года (далее в тексте - Методические указания под номером 135н).

К специальной одежде относят куртки, брюки, халаты, комбинезоны, костюмы, разнообразную обувь, респираторы, очки, противогазы, шлемы и др. Полный список содержится в седьмом пункте Методических указаний под номером 135н.

Какими формами лучше пользоваться?

Личная карточка учета выдачи СИЗ

С целью осуществления движения одежды нужно использовать личную карточку сотрудника. Какая у нее должна быть форма сказано в приложении к Межотраслевым правилам под номером 290н. Надо осуществлять в ней записи - как при выдаче, так и возвращении специальной одежды. На этом отмечено в 61 пункте Методических указаний под номером 135н.

Вести подобную карточку разрешается в электронном виде или на бумаге. В противном случае можно распечатать документ бухгалтерского учета о получении СИЗ, чтобы сотрудник поставил на нем свою подпись. А номер и дату данного документа отметить вместо личной подписи сотрудника в электронной форме. О таком порядке говорится и в Межотраслевых правилах под номером 290н, а именно - в тринадцатом пункте.

Личные карточки необходимы для проведения контроля и учета выданной сотрудникам специальной одежды. Кроме того, эти карты являются подтверждением того, что работодатель действует в соответствии с требованиями трудового законодательства. Поэтому не надо пренебрегать обязанностью их заполнять, ведь трудовая инспекция может расценить такую деятельность руководителя как нарушение прав сотрудника. А это для предприятия грозит штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Об этом говорится в первом пункте в 5.27 статьи Кодекса России об административных правонарушениях. И судьи такое нарушение малозначительным не признают. Этому подтверждением является решение Верховного суда Республики Карелия по делу под номером 21-423 / 2014 от 27.11.2014 года.

Формы, назначенные для учета малоценки

С целью документации операций по специальной одежде существует возможность для учета быстроизнашивающихся и малоценных предметов использовать унифицированные формы. Последние утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 года под номером 71а.

А в ведомости происходит оформление сдачи сотрудниками организации специальной одежды с целью стирки, ремонта, дезинфекции, а также зимней одежды с целью хранения. Вышеназванную ведомость обычно подписывает материально ответственный работник, который принял данную специальную одежду. А возвращение сотрудникам этой одежды происходит по тому же сведению, под подпись принимающего сотрудника. На этом отмечено в Методических указаниях под номером 135н, а именно в 66 пункте. Форму вышеназванного сведения руководитель предприятия вправе разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике. Также можно воспользоваться формой под номером МБ-7.

Поскольку сотрудник получил форму по разовому документу, то и несет он за нее полную материальную ответственность. Об этом и говорит законодательство Российской Федерации, а именно - второй пункт 243 статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

Какие существуют особенности отражения операций по специальной одежде?

Подчеркнем, что специальная одежда - это особый вид материально-производственных запасов.

В случае передачи в эксплуатацию ее списывают одним из двух следующих способов:

- Равномерно в течение экономически обоснованного срока;

- Единовременно.

Существует возможность установить свой способ для разного рода видов специальной одежды.

Подобный порядок действует как в налоговом, так и в бухгалтерском учете.

Избранные методы списания необходимо закрепить в учетной политике. А путем утверждения одинаковых способов списания существует возможность избежать различий в бухгалтерском и налоговом учете.

А чтобы удобнее было проводить контроль времени фактического использования, то есть эксплуатации, специальной одежды, нужно поставить на ней штамп с датой выдачи сотруднику. На этом отмечено в 63 пункте Методических указаний под номером 135н.

Бухучет специальной одежды

Выдачу специального учета сотруднику необходимо отразить следующей записью:

Дебет 10 субсчет под названием «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет с именем «Специальная одежда на складе»

  Выдача работнику предприятия специальной одежды

Цену спецодежды погашают с помощью линейного способа на основе срока полезного использования, который предусмотрен в принятых типовых отраслевых нормах.

Также специальную одежду существует возможность списать единовременно именно в выдаче ее работнику предприятия, но в том случае, если срок не превышает одного года. Об этом говорится в 21 и 26 пунктах Методических указаний под номером 135н.

В данном случае необходимо сформировать следующую проводку:

Дебет 20 (25) КРЕДИТ 10 субсчет под названием «Специальная одежда в эксплуатации»

Списанная цена специальной одежды.

В сметах расходы на специальную одежду предусматривают в составе накладных расходов в качестве расходов на технику безопасности и охрану труда. Об этом говорится в четвертом пункте второго раздела шестого приложения Методических указаний МДС 81-33.2004. Последние утверждены постановлением Госстроя Российской Федерации от 12.01.2004 года под номером 6. Данный документ входит в Методику определения стоимости строительных товаров на территории России МДС 81-35.2004. Вышеназванная методика утверждена постановлением Госстроя Российской Федерации под номером 15/1 от 5.03.2004 года.

Налоговый учет специальной одежды

Чтобы обложить прибыль, расходы на закупку специальной одежды нужно включить материальные расходы в полной денежной сумме при введении такой одежды в эксплуатацию, то есть в использование. Однако, начиная с 1.01.2015 года, существует возможность признавать такие расходы, распределяя последние исходя из времени их эксплуатации. На этом отмечается в третьем пункте первого пункта 254 статьи Налогового кодекса Российской Федерации.

Правда, финансисты экономически оправданными считают только расходы на специальную одежду, которая надлежит сотруднику организации в результате проведенной аттестации (теперь - специальная оценка) условий работы. Это подчеркивает законодательство России, а именно - письмо Министерства финансов под номером 03-03-06 / 1/645 от 11.12.2012 года.

Приведем пример

В январе этого года общество с ограниченной ответственностью под названием «МастерОК» приобрело специальную одежду.

В результате сотруднику выдали:

- Куртку с утепляющей прокладкой, которая стоит 12 000 рублей. Норма выдачи - одна штука, время эксплуатации - два года;

- Шапка-ушанку, которая стоит 1800 рублей. Норма выдачи - одна штука, время эксплуатации - три года;

- Жилет сигнальный со вторым классом защиты, который стоит 1200 рублей. Норма выдачи - одна штука, время эксплуатации - один год.

Стоит отметить, что цена жилета списана на себестоимость строительства единовременно при выдаче. А цена шапки и куртки будет списываться со временем в течение срока их использования, а именно - каждый месяц в размере 500 рублей: (12000 рублей разделены на 24 месяца) и 50 рублей (1800 рублей разделены на 36 месяцев) соответственно.

В апреле сотрудник сдал куртку с целью сезонного хранения, на чистку этой спецодежды было потрачено 300 рублей. Однако, как выяснилось, шапка сотрудником была потеряна.

Работник бухгалтерии в учете совершил следующие записи (стоит сказать, что расчеты НДС мы в данном случае не берем во внимание, точнее - не приводим):

В январе:

Дебет 10 субсчет с именем «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

- 15000 рублей (12000 плюс 1800 и добавить 1200) - приобретенная специальная одежда, - жилет, куртка и шапка;

Дебет 10 субсчет с именем «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет под названием «Специальная одежда на складе»

- 15000 рублей - Издана сотруднику организации специальная одежда (в соответствии с аналитикой - жилет, шапка и куртка).

Дебет 20 Кредит 10 субсчет с именем «Специальная одежда в эксплуатации»

- 1200 рублей - списана цена за жилет;

Дебет 20 Кредит 10 субсчет под названием «Специальная одежда в эксплуатации»

- 550 рублей (500 плюс 50) - списана часть цены за шапку и куртку (согласно аналитики).

В феврале-марте (раз в месяц):

Дебет 20 Кредит 10 субсчет с именем «Специальная одежда в эксплуатации»

- 550 рублей (500 плюс 50) - списана часть цены за шапку и куртку.

В апреле:

Предварительно указанную проводку, то есть ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10, необходимо повторить в той же сумме;

Дебет 10 субсчет с именем «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет под названием «Специальная одежда в эксплуатации»

- 10000 рублей (12000 рублей минус (500 рублей в месяц умножить на четыре месяца)) - Куртка, сдана на хранение;

Дебет 94 Кредит 10 субсчет с именем «Специальная одежда в эксплуатации»

- 1600 рублей (1800 рублей отнять (50 рублей в месяц умножить на четыре месяца) - отражена цена обнаруженной недостачи шапки;

Дебет 73 Кредит 94

- 1600 рублей - недостача, которая была списана за счет сотрудника предприятия, то есть остаточная цена шапки;

Дебет 25 КРЕДИТ 60

- 300 рублей - отраженырасходы, которые были списаны за химчистку куртки.

После этого каждый месяц до полного списания цены куртки необходимо осуществить следующую запись:

Дебет 20 Кредит 10 субсчет с именем «Специальная одежда в эксплуатации»

- 500 рублей - списана часть цены куртки.

В учетной политике строительная организация, ранее названа как общество с ограниченной ответственностью под названием «МастерОК» установила подобные способы списания специальной одежды как налогового, так и для бухгалтерского учета.

Поэтому в результате никаких различий в случае списания нет.