Расходы на эксплуатацию транспортных средств нужно учитывать

[topics]

Рассчитывая налог на прибыль, в составе всех связанных с производством товара и его реализацией расходов, вы можете учесть затрат на содержание служебных транспортных средств (пп. 11 пункта 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Это могут быть как автомобили, так и самолеты, и даже поезда. Хотя наиболее часто предприятия пользуются автомобилями. И затраты на их содержание следующие: мойка, ГСМ, хранение (аренда гаража оплата стоянки и т. д.) и страхование. Нельзя забывать, что ЕНВД нельзя применять при предоставлении транспортных средств с экипажем в аренду и все нюансы применения ПСН при условии увеличения количества транспортных средств в отношении транспортных услуг.

Значительная часть расходов на служебную машину приходится на топливо. И есть некоторые нюансы в налоговом учете относительно их признания.

Следует ли нормировать затраты на топливо?

Законодательством в России не предусматривается ограничение расходов на горюче-смазочные материалы при эксплуатации и содержании служебного транспорта.

Минтранс России своим распоряжением за 14.03. 2008 г. под № АМ-23-р утвердил норму расхода ГСМ на автомобилях. Третий пункт методических рекомендаций говорит, что эти нормы предназначены также и для расчетов по налогообложению компаний.

Может ли это означать, что руководителям аграрных предприятий следует руководствоваться данными рекомендациями и согласно им нормировать свои расходы? И как поступить, если фактический расход топлива в компании гораздо выше и выходит за рамки норм, предписанных министерством?

В письме Минфина РФ № 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 г. и под № 03-03-06/1/20097 от 3 июня 2013 года говориться, что у компании могут взять во внимание рекомендации Минтранса, хотя, и не обязаны.
А вот раньше власть не была такой лояльной. В письме Министерства финансов за сентябрь 2010 г. под № 03-03-06/2/57, например, указано, что определяя обоснованность расходов на покупку топлива, налогоплательщик должен учитывать рекомендации «Нормы расхода топлив и СМ на автомобилях», введенные Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р». То есть позиция была жесткой: предприятиям необходимо использовать нормы, утвержденные Минтрансом. Для того чтоб избежать споров о налогах, компаниям было безопаснее четко руководствоваться данными нормами.

Благодаря изменению мнения финансистов, компания может самостоятельно утверждать нормы расходов ГСМ. Необходимо для этого издать приказ и закрепить их в политике учета. Ведь нормы, которые применяет компания, должны быть полностью обоснованы.

Как подтвердить расход горючего?

Чеки, накладные, авансовые отчеты и другие документы, которые подтверждают приобретение ГСМ, не могут послужить доказательством для списания их в учетах - бухгалтерских и налоговых. Еще три года назад главными документами, необходимыми для признания расходов на ГСМ считались путевые листы.

Сегодня компаниям надают право утверждать первичные документы. И подтвердить расход топлива можно на основании путевого листа или другого документа, разработанного организацией и содержащего необходимые реквизиты.

А еще профильное министерство рекомендует использовать документы, которые составлены с употреблением системы навигации (спутниковой) ГЛОНАСС либо каких-то других систем, позволяющих наверняка определить путь, пройденный автомобилем (письмо № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г. ).

Даже если фирма решила применять в своей работе нормы и рекомендации Минтранса РФ, она может учитывать расходы на ГСМ в увеличенном размере. А по Методическим рекомендациям эти нормы расхода могут повышаться при эксплуатации транспорта в таких условиях:

•   на сложных дорогах общего пользования (в зависимости от категории трассы) – около 30 процентов;
•   зимой (в зависимости от климата ) – около 20 %;
•   в горах на дорогах общественного пользования (в зависимости от высоты над уровнем моря) – около 20 %;
•   в зависимости от численности населения в городах – около 25 процентов;
•   при нередких остановках, технически связанных с выгрузкой или погрузкой, – около 10 процентов;
•   при употреблении кондиционера или «климат-контроля» при движении – около 7 % от нормы.

Нужно ли отражать затраты на мойку машины в своем налоговом учете?
Затраты по эксплуатации транспортных средств - это и расходы на мойку авто, об этом указано в письме № 03-03-04/1/530 профильного Министерства РФ за 20.07. 2006 г. И для всего этого необходимо подать подтверждающие документы.

Как правило, при оплате наличкой к чеку кассовому прилагается товарный чек или же выдается квитанция с указанием модели, марки федерального регистрационного номера авто, по каковому оказаны данные услуги. Если нужная информация отсутствует, такие затраты могут не принять в целях обложения налогами. Кроме того, учетным первичным бумагам относится бухгалтерская справка. Если мойка автомобиля была оплачена «по безналу» компания, оказавшая данную услугу, должна представить акт и счет-фактуру.

Учитывается ли оплата стоянки при налогообложении вашей прибыли?

Затраты на парковку, аренду гаража, стоянку и т. д. возникают у фирм, не имеющих в своей собственности места для хранения транспортных средств. Расходы на аренду, к примеру, гаражей у каких-то других фирм будут идти в качестве платежей за арендуемое имущество (пп. 10 пункт 1 статьи 264 НК России).
Данные расходы признают на время (пп. 3 пункта 7 ст. 272 того же Кодекса):

•   предъявления бумаг, которые служат основанием для необходимых расчетов;
•   расчетов в соответствии с определенными условиями заключенных компанией договоров;
•   или же в последний день налогового (отчетного) периода.
Для учета затрат, чтобы арендовать гараж, необходимо иметь:
•   документы об оплате;
•   договор;
•   акт приема-передачи.

Как правило, платные автостоянки оплачиваются «наличкой» через подотчетное лицо. Чтобы приняли расходы, следует правильно оформить документы (чеки, отчеты и т. п.), которые их оправдывают. Еси за стоянку платят «по безналу», вам необходим акт приема-сдачи оказанных услуг. Обязательно должна среди документов быть подробная информация о марке и госномере служебного транспорта.

Особенности списания расходов на страхование транспорта и «автогражданку»

Есть три главных типа страхования, которые связаны с эксплуатацией авто: ОСАГО - обязательное страхование автогражданской ответственности, ДСАГО - добровольное страхование автогражданской ответственности и КАСКО - добровольное страхование автомобиля. Рассмотрим их по отдельности

ОСАГО

Согласно пункту 1 ст. 4 закона от 25 апреля 2002 г. за № 40-ФЗ, затраты на ОСАГО учитывают, когда рассчитывается налог на прибыль. При всем этом, данные затраты не включают в первичную стоимость авто, а учитывают в составе других расходов (п. 2 статьи 263 НК).

Такой договор, в основном, заключают на 1 год (согласно постановлению Правительства № 263, от 7.05 2003 г. ). Но реально предвидеть интересное условие – об ограниченном периоде эксплуатации транспорта. И тогда вся ответственность будет застрахованной только в те периоды времени, которые указаны в полисе. Особенно выгодно заключать подобную сделку, если автомобиль используется сезонно.

Страхование ДСАГО

У фирмы есть возможность добровольно дополнительно заключить договор, если:

•   ей недостаточно обязательных страховых выплат;
•   наступает ответственность, не относящаяся я к риску по обязательному страхованию (к примеру, в ситуации, если водитель авто причинит ему вред или же перевозимому грузу) (согласно п. 5 статьи. 4 Закона № 40-ФЗ).

Не все просто и с налогом на прибыль. Как говорится в письме Минфина от 30.12.2011. № 03-03-06/1/855, можно учесть расходы на приобретение специального полиса добровольного страхования, только если данное страхование -  это необходимое условие для деятельности фирмы.
Хотя арбитражи все же соглашаются, что такие расходы признают согласно пункту 1 ст. 263 НК. На этом основании предприятие может учитывать расходы на ДСАГО (постановление суда Уральского округа за 9.04.2008, № Ф09-8603/07-С3).

КАСКО

Предприятие имеет право застраховать свой транспорт от каких-либо рисков, то есть чрезвычайных происшествий. Затраты на этот тип страхования признают при вычислении прибыльного налога в сумме реальных затрат (пп. 1 пункта. 1 , пункт. 3 статьи 263 НК России). Стоимость этого полиса и список нужных документов страховые компании определяют самостоятельно. Напоследок нужно напомнить, что порядок принудительной эвакуации транспортных средств был изменен.