Оформление замещения сотрудника на время отпуска

[topics]

В период отпусков очень часто сотрудникам приходится работать за тех, кто отдыхает. При этом многие компании обеспечивают прибавку к зарплате для тех сотрудников, которые замещают отдыхающих. Но для бухгалтеров появляется новая работа – оформление временного замещения. Как же правильно оформить замещение сотрудника?

Замещение руководителя

Если сотруднику необходимо замещать на работу своего руководителя, при оформлении сотрудника следует знать некоторые нюансы. Руководителя должен замещать либо его зам или тот сотрудник, на которого делается ссылка в трудовом договоре. При этом, когда руководитель уходит в отпуск или по какой либо причине отсутствует на работе, бухгалтеру не нужно издавать дополнительное соглашение. Если же в трудовом договоре не указано лицо, которое будет замещать его во время отсутствия, тогда нужно оформить приказ, в котором право на замещение ложиться на определенного сотрудника.

Также можно определить лицо для замещения руководителя в должностной инструкции. В ней нужно указать может ли заместитель подписывать документы во время отсутствия руководителя.

Работа по совместительству

Замена отсутствующего сотрудника может быть работа по совместительству. Это правило действует в случае длительного отсутствия на работе, например, отпуск по беременности и уходу за ребенком.

В этом случае работник в свободное от основной работы время замещает отсутствующего сотрудника. В качестве совместителя может выступать любой сотрудник предприятия, так и вновь принятый работник.

В данном случае запись в трудовую книгу можно не делать. Но если работник попросит, работодатель обязан внести данные. Основанием для подобной записи является справка, которая подтверждает работу по совместительству. И согласно статье 282 ТК РФ, в трудовом договоре указывается, что эта работа по совместительству.

Продолжительность работы по совместительству не должна превышать 4 часа в день. А в те дни, когда на основной работе у сотрудника выходной, он может работать по совместительству полный рабочий день.

Совмещение

Вместе с работой по трудовому договору, работнику можно поручить выполнить дополнительную работу за доплату. На него можно возложить обязанности отсутствующего сотрудника, но только по письменному согласию работника. При этом сотрудник выполняет совмещение должностей в свое рабочее время. В данном случае не нужно заключать дополнительное соглашение, достаточно написать приказ от имени руководителя в произвольной форме.

Так как условия работы такого сотрудника будут отклоняться от нормы, за совмещение ему полагаются доплаты. Размеры доплат не должны быть меньше, установленных в статье 149 ТК РФ.

Временный перевод сотрудника

Работник может быть переведен на другую работу для замещения отсутствующего сотрудника. Для этого должно быть соглашение сторон в письменной форме. После того, как срок перевода заканчивается, а прежняя работа ему не предоставляется, работник продолжает работать на новых условиях, характер временного перевода теряется. В этом случае перевод считается постоянным. Однако, если перевод был осуществлен на работу более низкой квалификации, тогда сотрудник должен написать письменное согласие на перевод.

Перевод осуществляется по дополнительному соглашению к трудовому договору, где указываются основания перевода. Оно оформляется формой № Т-5 или Т-5а. При этом о временном переводе в трудовой книге можно не писать.