Универсальный передаточный документ. Сроки хранения, статус

[topics]

Универсальный передаточный документ совсем недавно чиновники разрешили использовать и принимать от своих контрагентов. Он вполне может заменить счет-фактуру, которая дополнена реквизитами первичных документов.
УПД составляется на бумаге или в электронном виде с электронной подписью, согласно закону № 402-ФЗ за 06.12.11. При этом, чтобы первичный документ или УПД имел юридическую силу, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Статус УПД

В бухгалтерском учете УПД может иметь только один из двух статусов, которые устанавливаются в верхнем левом углу.
1 – документ используется в качестве счет-фактуры и передаточного документа
2- документ используется только в качестве передаточного документа.

Ранее ФНС планировал ввести и статус 3 для документа, который используется только в качестве счет-фактуры, однако это предложение не получило одобрение со стороны Минфина.

Форма УПД является рекомендованной, а поэтому проставление статуса не обязательно. Так в пунктах 5 и 6 статьи 169 НК РФ и пункте 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ реквизит статуса УПД не поименован в качестве обязательных реквизитов для первичных документов и счет-фактур. Поэтому ставить статус или нет – это дело каждой компании.

Срок хранения УПД

Так как УПД представляет собой счет-фактуру совмещенную с передаточным документов, он может быть использован в качестве первичного учетного документа, однако сроки хранения первички и счет-фактур  различаются.

Например, согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, документы бухгалтерского и налогового учета должны храниться не менее 4 лет. Иногда, сроки хранения могут быть увеличены. Например, если в по такому документу была принята недвижимость, используемая фирмой для ведения операций, освобожденных от налогов.
Первичные же документы необходимо, согласно пункту 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ, хранить не менее 5 лет. Однако все зависит от конкретных обстоятельств, ведь по закону срок хранения таких документов может быть увеличен до 10 лет.

Таким образом, срок хранения УПД должно определяться индивидуально для каждого случая.