Электронная подпись для бухгалтера

[topics]

Электронный документооборот подразумевает использование электронной подписи. Данная подпись необходима для того, чтобы электронный документ приобрел юридическую силу. Однако всего существует три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная ЭП.

Первый вид подписи позволяет подписывать внешние и внутренние электронные документы, документы для обмена с физическими лицами, документы для госуслуг и арбитражного суда. Второй вид ЭП предназначен для подписи внешних и внутренних ЭД, документов для физических лиц и арбитражного суда, а вот третий вид подписи открывает большие возможности. Она применяется для подписи всех вышеперечисленных документов, а также электронных документов для контролирующих органов, например, ПФ или ФСС, а также документов для электронных торгов.

Все внутренние документы, подписанные ЭП, считаются утвержденными и завизированными. Если же документы необходимы для обмена с контрагентами, ЭП становится гарантом юридической силы и значимости обмена.

Причем ЭП могут быть подписаны первичные бухгалтерские и договорные документы. А кроме этого, в соответствие со статьей 169 НК РФ, ЭП могут быть подписаны и счета-фактуры.

Электронная подпись выбирается компанией самостоятельно, в зависимости от того, зачем она нужна будет. Если компания собирается сдавать электронную отчетность в контролирующие органы, ей потребуется квалифицированная подпись.

Стоит сказать, что в случае возникновения споров между компаниями, электронные документы, подписанные электронной подписью, могут служить доказательством. Также электронная подпись может быть использована как физическим лицом, так и организацией. 

Юридическая сила электронной подписи

Бумажным, как и электронным документам, юридическую силу придает наличие названия вида документа, его номер, название организации, дата составления документа, место разработки и подпись.
При этом, если говорить об ЭП, даже неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, становятся легитимными. Кроме этого у человека, который подписал документ должно быть право ставить данную ЭП и подписывать ею документы.

Хранение электронной подписи

Для того, чтобы получить право использования электронной подписи, необходимо получить сертификат. Срок его действия составляет 1 год, а бухгалтерские документы необходимо хранить от пяти лет, поэтому юридическая сила документа не теряется, так как во время подписания бухгалтерских документов должен ставится штамп времени. Благодаря штампу времени можно будет подтвердить, что на момент подписания ЭП была действительна.

Хранить ЭП можно локально на серверах или дисках компании или в облаке, а как только срок сертификата истекает, нужно просто получить новый сертификат.

Подписание документа ЭП

Сертификат на электронную подпись представляет собой комплект секретного и открытого ключа, который
позволяет зашифровать и расшифровать подпись. При этом подпись документов такой подписью реализуется с помощью специальных программ.

Программы формируют ЭП с помощью секретного ключа и хранят зашифрованный образ документа. По ним можно определить, изменялся ли документ после подписания. Обычно, в компаниях электронная подпись храниться на флешках eToken, где содержимое защищено пин-кодом. Если нужно подписать электронный документ, достаточно вставить флешку в компьютер и нажать кнопку «подписать».

Таким образом, ЭП является аналогом собственноручной подписи. Она обеспечивает юридическую силу документа за счет того, что содержит всю необходимую информацию и штамп времени. И при переходе компании на электронный документооборот, ЭП должна быть обязательно.