Оптимизация работы удаленного бухгалтера

[topics]

Бухгалтер – это сложная и напряженная профессия. На таком сотруднике лежит большая ответственность, особенно в предотчетный период, когда необходимо составлять отчетную документацию. К этим стрессам для удаленного сотрудника добавляется невозможность дисциплинировать клиентов, отсутствие постоянного контакта с директором компании и невозможность заранее спланировать свой день. Как можно решить данные проблемы, если бухгалтер работает удаленно?

Не дисциплинированность клиентов

Если клиенты компании довольно часто наплывом отправляют документы бухгалтеру перед началом отчетности, работнику очень сложно составить все документы во время. Приходится постоянно созваниваться с клиентом с просьбой своевременно предоставлять первичные документы.

Чтобы решить данную проблему, можно нанять отдельного сотрудника, который будет раз в неделю обзванивать клиентов и запрашивать у них первичные документы, которые накопились за указанный период.

Кроме этого в почте можно настроить синхронизацию с календарем, что позволит создавать напоминания. Также, если клиент добросовестный, можно открыть ему частичный доступ к бухгалтерской программе, чтобы клиент мог самостоятельно вводить документы.

Не постоянный контакт с директором

Очень часто возникают ситуации, когда бухгалтеру требуется уточнение некоторых нюансов у директора или менеджера. Кроме этого клиенты предоставляют документы на разных носителях, а это вызывает новые вопросы к руководителю.

Чтобы получить быстрые ответы, можно использовать современные сервисы общения, например, icq или skype. Даже если с необходимым лицом вы находитесь в разных городах, с ним легко наладить общение.

Некоторые бухгалтерские программы позволяют к документам оставлять комментарии. Тогда нужно говорить руководителю, менеджеру или клиентам, чтобы они делали пометки к документам. Так вам будет проще найти ответ на интересующий вопрос.

Трудности в планировании дня

Бухгалтеру особо сложно распланировать свой день отчетности. Утром ему приходится собирать информацию от разных клиентов, так как в любой момент может поступить новое письмо с документами и так далее.

Чтобы облегчить свою работу, можно каждое утро составлять таблицу со списком клиентов и отчетов, которые необходимо им сдать. При получении документа, нужно отмечать его статус.

Также можно воспользоваться онлайн сервисами, которые позволяют планировать время и устанавливать сроки. Кроме этого, можно приучить себя отправлять всю отчетность в электронном виде.

Эти простые советы помогут наладить и упорядочить работу удаленного бухгалтера. Главное – правильно ими воспользоваться.