Скан «первички» вместо бумажного подлинника. Можно ли?

[news]

Федеральная Налоговая Служба Российской Федерации в официальном письме № АС-4-15/8657@ от 17.05.16 сообщила, что если налоговый инспектор запросил у руководства компании оригинал первичного документа, оформленный изначально на бумаге, то в инспекцию следует относить именно этот «бумажный» оригинал. Замена бумажного оригинала первичного документа электронным скан-образом, подписанным усиленной квалифицированной подписью, по закону не допускается.

Налоговая инспекция в ходе контрольных мероприятий вправе истребовать подлинники первичных документов у налогоплательщика. Между тем, как сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», оригиналом документа является первый или единичный его экземпляр. Поэтому если первичный документ оформлен изначально на бумаге, то именно такой формуляр с собственноручными подписями ответственных за оформление операции лиц, является подлинником. Поэтому представить в налоговую службу вместо него электронный скан-образ нельзя. Причем это касается даже тех случаев, когда соответствующий файл подписан усиленной квалифицированной подписью.

Между тем, если документы (накладные или счета-фактуры) изначально были составлены в электронном виде, подписаны квалифицированной электронной подписью и переданы через ЭДО (систему электронного документооборота) контрагентам, можно по закону представить в электронном виде в инспекцию. Сделать это можно через систему для сдачи отчетности.