Отражение в «1С Бухгалтерия 8» командировки на личном транспорте

[1cwiki]

Часто если рабочий определенной организации ездит в командировки на небольшие расстояния, например, в соседний населенный пункт, то лицо может использовать для поездки свое авто. Поэтому сегодня, в этом материале мы подробно разберем, каким образом в «1С Бухгалтерия 8» версии «3.0» происходит отражение командировки на личном транспорте.

Приведем пример: руководитель общества под названием «Веда» на личном автомобиле поехал в командировку на два дня. Сумма суточных, которые выдает его организация, составляет 500 рублей в сутки. Рабочему предприятия из кассы было выдано аванс в сумме 5000 рублей на  командировку. И, в результате, расходы сотрудника таковы: расходы на бензин составили 2035 рублей (55 л * 37 г), проживание - 1500 рублей.

По возвращению из командировки работник представил своей организации авансовый отчет со всеми нужными документами (чеки на бензин, счета из гостиницы).

Командировки на своем транспорте в «1С»

В бухпрограмме командировку на собственном транспорте можно оформить следующими документами.

Для начала вам надо отразить выдачу командированному работнику наличных средств. С этой целью в бухпрограмме вам необходимо оформить документ под названием «Выдача денежных средств» (необходимый вид операции называется «Выдача подотчетному лицу»). Найти последний можно в журнале кассовых документов на закладке с именем «Банк и касса».

Скрин 1

По данному документу нужно сформировать следующую проводку: «Дт71.01 Кт50.01».

А после этого оформите авансовый отчет. Этот документ также содержится в разделе «Касса» на закладке под названием «Банк и касса».

В авансовом отчете необходимо будет выбрать подотчетное лицо, указать назначение, состав и количество прилагаемых документов к авансовому отчету.

В этом документе необходимо будет заполнить 3 закладки со следующими названиями: «Товары», «Авансы» и «Другое».

После этого на закладке с именем «Авансы» вам предстоит выбрать тот документ, с помощью которого выдавались средства подотчетному лицу. В предлагаемом нами примере средства выдавались из кассы, поэтому выберите документ под названием «Выдача наличных», а затем выберите из списка.

Скрин 2

Теперь на закладке под названием «Товары» нужно отразить подотчетным лицом приобретение бензина. Здесь укажите количество, документ, поставщика, номенклатуру и сумму.

Скрин 3

Затем укажите связанные с командировкой другие расходы на закладке под названием «Другое». В нашем случае это финансовые расходы на жилье и суточные.

Скрин 4

Согласно этому документу вам необходимо сформировать следующие проводки:

«Дт10.03 Кт71.01» - 2035 рублей за бензин;

«Дт26 Кт71.01» - 1500 рублей за проживание;

«Дт26 Кт71.01» - 1000 рублей - суточные.

После этого спишите весь использованный бензин на расходы. Осуществить эту операцию можно с помощью документа с именем «Требование-накладная», который можно найти на закладке под названием «Производство».

По данному документу нужно сформировать следующую проводку: «Дт26 Кт10.03».

А все неиспользованные средства подотчетного лица надо вернуть в кассу. С этой целью на основе авансового отчета вам надо сформировать документ под названием «Поступление наличности». Последний заполняется автоматически.