Командировка на машине: как подтвердить расходы

[topics]

Именно с оформлением командировки очень часто возникает множество вопросов, как у руководителей предприятия, так и у их сотрудников. Среди них есть и такие, на которые не дает ответ даже действующее законодательство.

Итак, как же оформить командировку, если работник поехал туда на попутной, служебной или личной машине? Мы постарались помочь Вам в решении этих сложных задач, учитывая рекомендации чиновников из федеральной службы по труду и занятости.

Командировка на машине нескольких сотрудников

По возвращении из командировки на своей личной машине сотрудник предприятия должен сдать в бухгалтерию служебную записку, авансовый отчет и документы, которые подтверждают использование своего транспорта и затраты на него (пункт 7, 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10. 2008.).

В действующих правилах не написано о том, какие именно документы необходимо представить пассажирам. Думаем, вы можете ограничиться первичкой, подтверждающей затраты (если таковые были), служебной запиской и авансовым отчетом.

При этом нет необходимости оформлять путевые листы пассажирам. Потому что, согласно правилам дорожного движения, достаточно наличия этого документа у водителя (об этом утверждает пункт 2.1.1 Правил № 1090 от 23.10. 1993). Если на заправке за бензин платит водитель, то чеки на горючее тоже не нужны.

Чтобы в бухгалтерии смогли определить даты начала и окончания поездки, туда нужно предоставить служебную записку. Ее следует представить каждому командированных сотрудников независимо от того, кто из них управлял машиной.

Если стоит вопрос о командировке на арендованной машине или служебном транспорте, чиновники и юристы советуют придерживаться тех же рекомендаций. Рассмотрев Положение № 749, мы видим, что порядок оформления необходимых документов прописан лишь для мотоциклов и

личных машин. Но в Министерстве финансов и в ФНС Российской Федерации нам подтвердили, что предприятию нужен документ, который подтверждает срок поездки, даже если работник совершает поездку на служебном либо арендованном автомобиле.

Конечно, водителю служебной машины, необходимо оформить путевой лист. Но, этот документ ему выдадут на несколько дней, а что если сотрудник приедет раньше. Более того, кроме водителя в автомобиле могут находиться другие сотрудники. В таком случае у них не останется первички, которая должна подтвердить срок поездки.

Если вам нужно посмотреть правила о том, как оформить служебную записку для работников, предпочитающих ездить в командировки на служебной либо арендованной машине, то для начала закрепите их в положении о служебных поездках или в другом документе, принятом на предприятии. Образец документа размещен в электронном «Главбухе» за №6 в 2015 году.

Если сотрудник компании поймал попутку

Бывают ситуации, когда работников подвозят на личном автомобиле случайные попутчики или даже знакомые. Чаще всего у такого сотрудника не будет проездных расходов.

Но все же, даже в этих случаях предприятию лучше взять служебную записку с работника. Ведь в отчетах объяснять, как он приехал к нужному месту, все равно надо. Вы же не хотите, чтобы проверяющие из структуры Роструда заподозрили вас в том, что компания работает не честно и не возмещает расходы на командировку своим сотрудникам. Хотя, согласно статье 168Трудового кодекса РФ, она обязана это делать. За такое нарушение можно заработать штраф до 50 000 рублей. (часть 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Лучше, чтобы сотрудник написал время своего выезда и прибытия на место командировки. Пусть в записке он так и объяснит, что поехал в командировку на попутной машине. При этом он может не сообщать марку или номер машины. Если работник в один только конец ехал на общественном транспорте, ему нужно будет приложить записку и билеты к своему авансовому отчету.

Дополнительных документов с вас не потребуют, ведь нахождение работника в другом городе смогут подтвердить чеки из гостиниц или местных организаций, приложенные к отчету.

Если сотрудник ездил на транспорте контрагента, к примеру, заказчика или подрядчика, его командировка оформляется так же. То есть он в бухгалтерию, кроме авансового отчета, первички и всех чеков, предоставляет служебную записку.

Если срок командировки неожиданно изменился

Все мы люди, и понимаем, что иногда бывают в командировке форс-мажоры: поломался транспорт, заболел, плохая погода, заболел. Эти уважительные причины задержки в служебной поездке сотруднику тоже желательно отразить в своей записке. Ведь за время задержки ему надо будет выплатить суточные, а также и возместить затраты на проживание (пункты 21, 19, 14 Положение № 749).

Если сотрудник был болен, ему выплачивают пособие (если есть листок нетрудоспособности). Но средний заработок за эти не сохраняется (пункт 25 того же Положения).

Задержки другим, но уважительным, причинам сохраняют деньги сотрудника. Ведь дополнительные дни нужно включить в период поездки и начислить за них средний заработок.

Но если уважительных причин не было, а работник все же задержался в командировке, его средний заработок можно не сохранять. Суточные в таком случае тоже не выплачиваются и расходы не возмещаются. Говорят, что именно руководитель решает, как поступить в последней ситуации. Хотя, как показывает практика, проверяющие в таких случаях против подобных расходов.