Как правильно составить и утвердить штатное расписание?

[topics]

Ни одно предприятие или компания, вне зависимости от формы собственности, не обходится без штатного расписания. То, насколько правильно оно будет оформлено, зависит эффективность организации предприятия, распределение должностных обязанностей и контроль над рабочим процессом.

Таким образом, в штатном расписании определяется структура предприятия, штатный состав и численность рабочих. Если правильно и грамотно составить штатное расписание, можно определить количество сотрудников, которое нужно для предприятия, определиться с суммами оплаты их труда и с полной структурой компании. А в некоторых случаях штатное расписание поможет подтвердить применение льгот по налогам.

Составление штатного расписания

Форму штатного расписания каждая компания может определять самостоятельно. Она может применить унифицированную форму в том случае, если в приказе по учетной политике руководитель утвердил данное действие. Также согласно статье 9 закона № 402-ФЗ за 06.12.2011 г, компания может применить разработанную самостоятельно форму, в которой содержаться все обязательные реквизиты.

Штатное расписание является обезличенным документом, а поэтому в нем указывается лишь количество должностей, оклады по каждому из них. Конкретные сотрудники в штатном расписании не указываются. Все работники назначаются на должности, предусмотренные в штатном расписании приказом руководителя.

При составлении штатного расписания следует придерживаться правила равной оплаты равноценного труда, что описано в статье 22 и части 2 статьи 132 ТК РФ. То есть, чтобы у проверяющих служб не возникло вопросов, не нужно устанавливать разную зарплату по одинаковым должностям.

Если у каждого сотрудника на одинаковых должностях есть свои обязанности, они должны быть закреплены в должностных инструкциях. Однако лучше всего, для них должности назвать по разному, используя слова «старший», «ведущий», «младший» и так далее.

Кроме этих данных, штатное расписание содержит сведения о количестве сотрудников. Если на должности находится сотрудник по совместительству, напротив должности нужно поставить цифру 0,5.

Утверждение документа

После составления штатного расписания, чтобы оно вступило в силу, необходима подпись главного бухгалтера и руководителя кадровой службы. Большое штатное расписание, которое оформлено на нескольких страницах, бухгалтер может подписывать двумя способами:

• в конце документа,
• на каждой странице.

После подписи главного бухгалтера, готовый документ должен утвердить своей подписью руководитель организации.

Изменение штатного расписания

Если в процессе работы после утверждения штатного расписания произошли изменения, их необходимо внести в документ. При этом, согласно письму Роструда № 428-6-1 за 22.03.2012 г, необходимость внесения поправок определяет руководитель, а сделать это можно в любое время.

Если должность была переименована, а зарплата сотрудника с такой должностью была изменена, все поправки должны быть внесены не только в штатное расписание, но и в трудовой договор.

Чтобы внести изменения, необходимо руководителю издать соответствующий указ и приложить к нему штатное расписание с изменениями. После этого штатное расписание передается на ознакомление всем сотрудникам, которых коснулись поправки.