Сроки хранения ЭД и проверка их юридической силы

[topics]

Сроки хранения электронных документов

В бухгалтерском и налоговом законодательстве прописаны сроки хранения документации. По закону № 402-ФЗ все первичные документы должны храниться не менее пяти лет после года, когда они были использованы в составлении бухгалтерской отчетности последний раз. Эти нормативы применяются как к бумажной, так и электронной документации, ведь, по сути, эта документация ничем не отличается, кроме формата.
В законодательстве о бухгалтерском и налоговом учете устанавливает разные сроки хранения документов, в соответствие с их важностью и необходимостью для уплаты или исчисления налогов и ведения бухгалтерского учета.

Проверка юридической силы ЭД

Вне зависимости от срока хранения документа, нужно уметь определять его юридическую силу. Гарантом юридической силы таких документов является электронная подпись. Сертификат электронной подписи по законодательству действует лишь один год, а многие бухгалтерские документы хранятся как минимум 5 лет. Как же проверить легитимность подписи, если срок действия сертификата подписи уже истек?
Если следовать законодательству, через год после получения сертификата ЭП подпись будет уже невалидна, а поэтому вопрос о юридической силе документов, которые были подписаны такой подписью, может вызвать сомнения.

В этом случае федеральным законом № 63-ФЗ установлено правило, чтобы доказать юридическую силу документа, нужно доказать, что на момент его подписания сертификат был действующим. Подтвердить это можно штампами времени или информацией о действительности подписи. Также вопрос о потере юридической силы документа исчезает, если у компании есть реквизиты квалифицированной электронной подписи.

Иногда у компаний могут возникнуть опасения, что удостоверяющий центр прекратит свое существование и подтвердить юридическую силу электронной подписи будет невозможным, однако в законодательстве предусмотрен и этот случай. В законе № 63-ФЗ говорится о том, что если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал сертификаты на электронные подписи, прекращает свое существование, все данные о сертификатах он передает в головной удостоверяющий центр. Именно поэтому информация о сертификате и юридической силе подписи можно будет подтвердить.