Выбираем оператора электронного документооборота (ЭДО)

[topics]

Ежеквартально в полтора раза увеличивается число организаций и индивидуальных предпринимателей, которые обмениваются друг с другом юридически значимыми документами через интернет. Одновременно со спросом растет и предложение: в реестре ФНС на сегодня числится 94 оператора электронного документооборота (ЭДО). Естественно, что при такой широте выбора непросто найти того оператора, кто сможет реализовать именно ваши задачи. Представляем несколько важных критериев, на которые можно опираться для выбора надежного поставщика услуг ЭДО.

Таких ключевых критериев для выбора поставщика услуг ЭДО семь:

1.   Функциональность клиентского приложения
2.   Возможности интеграции с учетными системами
3.   Число контрагентов, готовых к ЭДО
4.   Имеющийся опыт работы
5.   Готовность к заключению SLA
6.   Смежный сервис
7.   Роуминг

Первое, на что необходимо обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений аналогично электронной почте (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Следует убедиться, что предложенная система позволит вам:

•   отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
•   просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
•   ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
•   распечатывать документы со штампом оператора;
•   сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
•   аннулировать и отзывать документ;
•   легко и быстро находить документы в архиве;
•   совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

В противном случае система не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Еще несколько дополнительных, но достаточно важных плюсов сервиса:

•   согласование документов внутри компании;
•   поиск контрагентов, рассылка приглашения для обмена электронными документами;
•   передача электронных документов в ФНС по требованию.

Второй критерий не менее важен. Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Плюс — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Очень хорошо, если налажены партнерские связи с разработчиками этих систем, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если в своей работе вы используете нестандартную конфигурацию учетной системы или систему собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Очень важно, имеются  ли в наличии у оператора конвертеры, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив, преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Поскольку и во время внедрения системы ЭДО, и впоследствии вам неоднократно понадобится помощь специалистов оператора, необходимо наличие службы техподдержки, график ее работы. Качественная техподдержка – это очень важный фактор при выборе оператора. Следует обратить внимание, какой номер телефона указан - местный или бесплатный федеральный, и  есть ли другие способы (через сайт, почту, skype и др.) получить консультацию.

Третий критерий - дополнительный аргумент в пользу оператора. Более ощутимые результаты вы получите от ЭДО тогда, когда большее число ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО. Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Наличие функции приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора необходимый фактор.

Как известно, предприятия из разных отраслей экономики имеют свои особенности документооборота. Важно убедиться в том, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, для этого детально изучите кейсы и отзывы клиентов. Не руководствуйтесь только логотипами клиентов, которые размещены на сайте оператора.

Предложите оператору заключить соглашение об уровне предоставления услуги – SLA, которое должно гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если оператор отказывается от заключения такого соглашения, значит, он не готов гарантировать требуемый уровень сервиса.

Очень удобно, если оператор предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически, при этом экономиться время на поиске в архиве и заполнении описи.

Весьма возможна ситуация, что часть ваших контрагентов окажется клиентами другого оператора. Это не станет проблемой для ЭДО, если операторы работают в роуминге. Главное убедитесь, что потенциальный оператор готов обеспечить данную услугу. Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.
В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО.

К преимуществам оператора стоит отнести и наличие заключения независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности, и наличие развитой филиальной или партнерской сети. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.