Подготовка документов, которые запросила налоговая инспекция

[news]

Специалисты Министерства финансов России уже больше не возражают против представления налогоплательщиками заверенных подшивок документов, которые налоговые инспекции истребуют в ходе проведения проверок, и, кроме того, сообщили, как правильно формировать такие подшивки документов, которые запросили налоговики.

Следует напомнить, что прежде чиновники главного финансового ведомства России настаивали на том, что налогоплательщики должны заверять каждый запрошенный документ. Однако сегодня, в письме от 29.10.15 года за № 03-02-РЗ/62336 специалисты дали свои рекомендации по формированию таких подшивок документов.

Совсем недавно чиновники Министерства финансов не единожды заявляли о том, что при представлении документов, которые требуют налоговики, налогоплательщик должен заверить каждый документ. При этом исключение составляли только многостраничные документы, которые, как считали чиновников, можно было не заверять постранично.
В комментируемом нами письме специалисты главного финансового ведомства России отмечают, что на сегодняшний день законодательно установленных правил представления в налоговые органы подшивок бумажных документов не существует. Но, по мнению чиновников, при соблюдении некоторых рекомендаций такие подшивки документов будут вполне законными.

Авторы письма рекомендуют при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, которые будут представляться в налоговые органы, следует придерживаться определенных правил. Так, следует составлять сшив документов объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Рекомендовано прошивать все листы в сшиве на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. При этом, на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления необходимо наклеить бумажную наклейку в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм, чтобы закрыть место скрепления прошивки полностью.  За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, однако, не более чем на 2-2,5 см.

Обязательно проставлять на бумажной наклейке заверительную надпись, которая содержит количество пронумерованных листов арабскими цифрами и прописью. Надпись на наклейке должна быть подписана руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания.
При наличии печати в организации нужно опечатать заверительную надпись печатью. Печать необходимо ставить так, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы или их копии, дату заверки данных документов.

Следующая рекомендация от специалистов Министерства финансов - представлять подготовленные сшивы документов или копий документов с сопроводительными письмами, в которых следует указывать основание представления документов, реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом подготовленном сшиве.

Следует отметить, что тем налогоплательщикам, которые обмениваются юридически значимыми документами в электронном виде, готовить формирование таких громоздких подшивок совершенно не нужно. Поскольку самые распространенные документы они могут отправить в инспекцию в электронном виде.