Дублирование элементов в справочниках

[Компания Портал-Юг]

В это статье мы расскажем, как решить нередкую проблему  дублирования элементов в справочниках программ «1С». 

Чаще всего удвоением элементов грешат два справочника: «Физические лица» и «Контрагенты».

Начнем с «Физических лиц» на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Как известно, каждый новый сотрудник появляется сразу в двух справочниках программы:

[cutoff]

• «Физические Лица» - список, в общем случае, содержит не только работающих сотрудников, но и кандидатов на работу, пенсионеров и т.п.
• «Сотрудники организаций» - здесь хранится список сотрудников, то есть список людей, с которыми организацию связывают договорные отношения.

Особенности учета в программе таковы, что физическое лицо «Громов Анатолий Петрович» должно быть обязательно одно! А сотрудников «Громов Анатолий Петрович» вполне может быть несколько - по одному на каждый трудовой договор/договор подряда. Почему физическое лицо не должно повторяться? Учет налогов, взносов в фонды, персонифицированный учет в программе ведется в разрезе «физических лиц». Если «Громовых» будет двое, то весьма вероятна путаница и исчисление налогов с зарплаты каждого из них. На практике не один раз можно увидеть такую картину:

Та же проблема встретится и в пачках СЗВ в персонифицированном учете. Можно, конечно, постараться объединить налоги и взносы, просуммировав их вручную. Однако это не всегда просто и совершенно точно не является системным решением проблемы. И простое удаление лишнего физического лица теперь невозможно, ведь оно уже участвует в документах  и регистрах базы.

Почему произошло дублирование? Случается, что ошибается кадровик, повторно принимая на работу уволенного ранее сотрудника. Он верно создает новый элемент в справочнике «Сотрудники», и НЕверно машинально создает новый элемент в справочнике «Физические лица». В программе, конечно, есть встроенный контроль для таких случаев. И программа сделает замечание, записывая этот новый элемент:



Но это сообщение уведомительное, а не запрещающее. Да и мало ли «тёзок» на предприятиях с большой численностью.  Бывает, что элементы дублируются при обмене с другими программами.
В любом случае, нам поможет обработка «Поиск и замена значений» с DVD-выпуска Информационно-технологического сопровожденияhttp://www.portal-ug.ru/support/its/ (1С:ИТС). Как найти обработку: Главная -> Технологическая поддержка прикладных решений -> Методическая поддержка 1С:Предприятия 8:



Можно также выполнить по названию с помощью строки поиска.

Обратите внимание на описание обработки. Обязательно сделайте копию информационной базы прежде, чем использовать обработку. Дело в том, что выполненные действия никак нельзя будет отменить.  Если вы неверно выполните замену, вам останется лишь восстановить базу из копии, другого пути вернуть все назад нет.
Для тех, кто уверен в своих силах, приведу пример использования обработки. Скопированную с ИТС (и извлеченную из архива .zip) обработку требуется открыть через главное меню вашей программы: Файл -> Открыть:



В открывшемся окне обработки требуется указать, что и на что вы хотите заменить. Из справочника «Физические лица» (в окне «выбор типа данных») одного Громова (для ясности предварительно помеченного на удаление) – на другого (не помеченного):



По кнопке «Найти ссылки» программа перечислит все места, где встречается дубль «Громова».



По кнопке «Выполнить замену значений» обработка заменит опального «Громова» на реабилитированного «Громова». Теперь во всех документах, регистрах и прочих объектах базы «Громов» только один. В этом можно убедиться, повторно нажав кнопку «Найти ссылки» - поиск будет напрасным. Осталось штатно удалить помеченного «Громова» из справочника «Физических лиц». Теперь это получится, ведь ссылок на него в базе не осталось.