Внедрение 1С:УПП 8 на предприятии пищевой промышленности

[Вера Лоскутова]

Проект внедрения «Тенториум»

Консалтинговая компания «Эрбика» внедрила «1С:Управление производственным предприятием 8» в пермской компании «Тенториум».
Проект сопровождался работами по оптимизации бизнес-процессов. Главными заказчиками выступили топ-менеджеры клиента.
[cutoff]
Клиент
«Тенториум»— группа предприятий по разработке и производству натуральных видов продукции на основе продуктов пчеловодства, пермских минеральных вод, а также по оказанию лечебно-оздоровительных услуг. Производство насчитывает свыше 200 наименований продукции. Официальные представительства «Тенториум» работают по всей России и в странах Европейского союза.
На предприятии работает порядка 400 человек, это без учета дилерских центров.

Наш проект внедрения официально начался в декабре 2011 года. До этого момента компания «Тенториум» в течение года пробовала внедрить систему самостоятельно, поэтому специалисты клиента уже имели навыки работы в программе 1С:УПП 8. Но весь объем работ выполнялся в пределах бухгалтерского учета.

Цели проекта
Еще в самом начале работ клиентом была определена главная цель проекта – оптимизация, повышение эффективности управления предприятием. Еще одна немаловажная деталь, руководство «Тенториума» хотело получить первый эффект от внедрения системы уже через несколько недель.

Реальные работы начались в январе 2012 года с постановки бухгалтерского и налогового учетов. Сроки стояли очень жесткие. В программе реально работала вся бухгалтерия, кладовщики. Мы выправляли бизнес-процессы, перестраивали последовательность, перезаполняли статьи затрат и пр. Это было требование программы, поскольку новая система не могла полностью отработать свой функционал. Поэтому, весь февраль и март мы занимались выравниванием данных. Зато в апреле клиент сдал бухгалтерскую и налоговую отчетность за первый квартал 2012 года уже из новой программы.

Параллельно шел проект по зарплате. Эту работу мы начинали с нуля, и здесь не обошлось без трудностей. Расчет зарплаты в компании не представлял большой сложности. Но, ранее в программу были перенесены остатки по зарплате на 1 января 2011 года из 1С:Зарплата и кадры 7.7, мы догружали 2011 год.  Сам по себе перенос по зарплате - довольно трудоемкий процесс, численность сотрудников на предприятии порядка 400 человек, дополнительно нам приходилось заниматься правкой, поскольку ранние данные были перенесены некорректно.

Весь процесс занял 3 месяца. Первый квартал дублировали в старой программе, с апреля 2012 года только в 1С:УПП 8 в режиме реального времени. С этого момента ведется корректный расчет. Так что первые результаты клиент получил, как и рассчитывал, в очень короткие сроки.

Сложности работы
Проблемы были и методологические и чисто технические. Одна из самых больших задач была связана с отпусками. Дело в том, что в разных версиях 1С, «Седьмой» и «Восьмой», расчет отпусков производится по разному алгоритму. Пришлось большой объем информации заводить вручную силами бухгалтерии. Автоматический алгоритм переноса мы создать не смогли, поскольку не имели первоначальных данных.

Расширение круга задач
После бухгалтерского учета и расчета зарплаты мы занялись оперативным, а затем управленческим учетом. Это был следующий этап проекта.

Вначале мы решали вопросы оперативного производственного учета. Здесь была своя специфика. Большая продуктовая линейка компании «Тенториум» накладывает особенности расчета на зарплату рабочих и планирование их загрузки. Процесс очень трудоемкий, так как каждый сотрудник в течение смены может работать на изготовлении разной продукции. Эти данные фиксируются мастерами, в последствии информация обрабатывается ОТИЗом для контроля загрузки рабочих, и бухгалтерией для разнесения затрат на продукцию.

Данная операция в обоих подразделениях занимала порядка двух недель ежемесячно. Мы разработали блок оперативного учета производства, где мастера ежедневно указывают, кто из работников что изготавливает, на основании этой информации программа подготавливает данные для расчета зарплаты и учета затрат.   

Сложности второго этапа
Основные сложности были с отображением движения сырья в программе и с учетом трудозатрат.
Производство «Тенториум» имеет порядка четырех переделов. Номенклатура содержит сотни позиций. Вся продукция компании распределяется через дилерские центры. Любая сеть дилерских центров требует очень жесткого учета себестоимости продукции. Понятно, что при переходе из одного центра в другой стоимость увеличивается. Сама по себе продукция пчеловодства не дешевая. Следовательно, конечный продукт стоит еще дороже.

После стоимости, учет зарплаты – самый ресурсоемкий процесс. Но еще следовало заранее планировать загрузку персонала. Сколько человек выводить на работу, сколько можно отправить в отпуск.

Мы эту задачу решали дважды. В самом начале мы ее решили в соответствии с логикой программы 1С:УПП 8. У нас шел отчет производства за смену за один день, указывалась конкретная продукция, которую выпустили. Были заведены технологические операции с указанными трудозатратами. Буквально на каждый вид продукции, на каждое драже мы могли посчитать трудозатраты. После выполнения этой работы клиент согласился, что сделано все абсолютно правильно. Но есть одна особенность, их персонал довольно часто меняет виды работ. На данный момент времени, они не могут указать, какое конкретное драже выпускал конкретный человек.

Поэтому, первый функционал мы оставили в работе. Он ждет полной автоматизации производства после запуска нового АПИ-комбината. Заказчик готов вернуться к этому виду учета.
Мы пошли по упрощенному варианту, сделали укрупненные группы. Применили котловой метод. Такой учет показывает, например, что данный конкретный человек был на дрожжировке 10 часов. Учитывается вид работ, без указания конкретного наименования продукта.

Результат этой работы дал большой экономический эффект. Специалист, который разносил зарплату по две недели каждого месяца, теперь выполняет эту работу за два часа.  Экономия рабочего времени явная.

Но мы повысили эффективность не только одного работника. В прошлом, учет рабочего времени фиксировался на бумаге мастерами. Затем в дело вступали мега - таблицы Excel, которые трансформировались по несколько раз. Теперь все расчеты производятся автоматически в 1С:УПП 8 без участия данных другого формата.

Планирование
В новой системе мы сделали все требуемые отчеты, которые до нас специалисты выполняли в Excel. Возможности 1С:УПП 8 позволяют. После этого было проведено обучение. На сегодняшний день работы ведутся по новой технологии.

Возвращаясь к управленческому учету. Там мы тоже решали вопрос планирования - оптимизировали процесс закупа. Планирование продаж мы не затрагивали, поскольку эта работа ведется в отдельной программе, которая не входила в зону нашей ответственности. Планы продаж нам давались в готовом виде. Мы настроили только механизм загрузки планов продаж в новую систему.

На основании планов продаж мы планировали осуществлять план производства и план закупа. Эта работа была начата с отделом снабжения, но к сожалению процесс продвигался довольно медленно из –за отсутствия у заказчика выделенного специалиста. Через несколько месяцев в компанию «Тенториум» был принят новый руководитель планово – экономического отдела, который возглавил это направление работ. После этого мы значительно увеличили скорость внедрения.

Мы выяснили, что планирование производства не укладывается в стандартные алгоритмы программы. Хотя в 1С:УПП 8 заложен механизм планирования, но он считает менее гибко, чем было принято в компании. Старая система планирования была отработана до мелочей и всех устраивала. Отличительной чертой старого алгоритма были два этапа: прогнозное планирование на следующий месяц и коррекционный план. Он предполагал планирование по двум сценариям: работу до 20 числа, после 20 числа следовала корректировка планов продаж и складских остатков, затем происходила корректировка планов производства. Расчет  был сложный, учитывалась масса дополнительных критериев.

Мы выступили с предложением создать «Помощник планирования». Это собственная разработка «Эрбики». Логика «Помощника» позволяет закладывать произвольное количество показателей: полуфабрикаты, запасы и пр. Далее, пользователь набирает из этих данных свою арифметическую формулу,  и программа производит расчет. Тестирование новой разработки шло несколько недель. Сейчас экономисты работают по новому алгоритму.
Хочу заметить, что «Помощник» строится на стандартных механизмах, сделан как внешняя обработка.

Закуп
Здесь мы использовали стандартные механизмы 1С:УПП 8. Доработки были незначительными, поменялись некоторые функции заполнения. Немного изменился бизнес-процесс, мы вывели из отдела закупа всю рутинную работу. Экономисты ее взяли на себя. Сегодня закуп пользуется готовыми таблицами, в которых указано, сколько и чего они должны закупить. Они видят товарные остатки, видят, сколько наименований они уже заказали, и сколько еще необходимо дозакупить. Вся информация подается в режиме on-line. Реализован принцип вытягивающего производства. Вся информация находит отражение в бухгалтерском и налоговом учете.

Управленческая  себестоимость
Первоначально в проекте была запланирована работа по расчету управленческой себестоимости. Мы отказались от этого этапа. Сейчас в системе «Тенториум» рассчитывается только бухгалтерская себестоимость. Это связано с тем, что на предприятии не делается различие между управленческим и бухгалтерским учетом. Все данные этих двух учетов совпадают.
Бухгалтерская себестоимость появляется очень оперативно. Документы вводятся на местах и обрабатываются автоматически в системе, экономистов это устраивает. На сегодняшний день компания имеет полную себестоимость по каждой номенклатуре, по каждой единице продукции.

Эрбика: Казначейство
Последним этапом проекта, который тоже начался летом 2012 года, была автоматизация казначейства. Компания «Тенториум» до начала проекта внедрения 1С:УПП 8 работала во внутренней корпоративной системе, которая была собственной разработкой компании. В старой системе велся учет БДДС, планирование, велась вся заявочная деятельность, на основании которой строились планы и отслеживались лимиты. От этой системы предприятие было не готово отказываться. Поэтому, мы работали с казначейством, но в более широком смысле.

Что такое казначейство в классическом понимании? Это заявки на расход денежных средств, их согласование, формирование реестра платежей на основании согласованных заявок, согласование реестра, автоматический ввод  платежных поручений, автоматическая выгрузка в клиент – банк и акцепт банком этих платежей.

Наша схема шире. Мы задавали лимиты, все подразделения строили оперативные планы по денежным средствам, где в произвольном формате указывались статьи, на которые планировалось потратить денежные средства, указывались суммы. Эти оперативные планы проходили согласование с финансовой службой. На основании оперативных планов  строился план движения денежных средств и внутренние заказы, в  которых указывались материалы, которые планировалось закупить на данные средства. После этого к работе подключался отдел закупа. Дальнейшую работу отдела закупа я уже описывала. Мы автоматизировали полностью весь этот цикл.

Стандартный функционал программы не решал поставленные перед нами задачи. В программе есть стандартные документы: заявка на расходование денежных средств, план движения денежных средств, платежные поручения и стандартные отчеты по движению денежных средств. Все эти элементы не взаимосвязаны.

Мы выстроили весь бизнес-процесс в единую систему и автоматизировали его с помощью внедрения разработки «Эрбика:Казначейство», которая представляет собой отдельную подсистему, использующую стандартные объекты 1С:УПП 8. На данный момент мы готовим свой программный продукт к получению сертификата 1С:Совместимо.

Автоматизированы и процедуры согласования. На этом этапе мы применили нашу фирменную технологию «Эрбика:WorkFlow».  Эта технология позволяет согласовывать любые бизнес-процессы. Мы ее использовали для согласования оперативных планов. В этом процессе участвуют все ответственные за расход денежных средств – заявители, финансовая служба.
Взаимодействие с командой клиента

В общей сложности проект шел более года. Сразу хочу отметить высокую лояльность клиента. Это значит, что компании – внедренцу было оказано абсолютное доверие. Все участники проекта со стороны клиента активно участвовали в процессе автоматизации. Во многом, я связываю это с политикой руководства компании «Тенториум».

Со стороны клиента было выделено ответственное лицо – руководитель проекта, финансовый директор, и была организована рабочая группа. Подавляющее количество рабочих совещаний проходило в кабинете финансового директора и очень конструктивно. Кроме финансового директора нам был выделен программист, который занимался старой корпоративной системой. Его знания проблем учета компании были для нас очень полезны. Дополнительно он работал с нами и как координатор проекта.
Естественно, со стороны «Эрбики» был свой руководитель проекта, им была я. Была группа исполнителей. В общей сложности, на проекте от нас участвовало порядка 6 разных специалистов.

Перспективы
В настоящее время мы получили техническое задание на штрих – кодирование. Параллельно занимаемся автоматизацией лизинговых операций. Есть определенные планы по дилерским центрам.
Думаю, что развитие системы будет эволюционным. У клиента появилось второе юридическое лицо. Недавно была проведена большая работа по реструктуризации.

Реальные результаты проекта внедрения
Облегчена работа специалистов бухгалтерии, снижена трудоемкость. Отчетность формируется автоматически.  Клиент получил единую систему, которая содержит в себе всю необходимую информацию. Таблицы в Exel  отошли в историю. Руководство оперативно получает все требуемые отчеты и в том формате, который ему требуется. Времени на это уходит существенно меньше. На сегодняшний день в системе работает порядка 40 специалистов. Клиент планирует увеличить количество пользователей. Думаю, это косвенно подтверждает, что система прижилась и активно используется бизнесом. В этом смысле я считаю, что проект уже окупился.

Руководитель департамента информационных технологий консалтинговой компании «Эрбика» Лоскутова В.Б.
Консалтинговая компания «Эрбика»
г.Пермь, 2013 г.